SAP SuccessFactors w chmurze umożliwił PKP SA standaryzację i usprawnienie procesów zarządzania przez zadania i cele, a także zarządzanie szkoleniami, planowanie sukcesji, ścieżek karier oraz realizację okresowych ocen kompetencji.

Zatrudniające niemal 76 tys. osób PKP to czwarta grupa kolejowa w Europie. Skala wyzwań w obszarze HR jest porównywalna do wielkości firmy. Dlatego wykorzystując różne metody i biorąc pod uwagę odmienne perspektywy – organizacyjną, komórki, osobistą – przeprowadzono badania dotyczące postrzegania aktualnej i pożądanej kultury organizacyjnej oraz wykonano diagnozę potrzeb szkoleniowych (DPS). Ich wyniki ujawniły, że oceny różnych menedżerów są w znacznym stopniu rozbieżne oraz że dział HR nie będzie w stanie sobie poradzić z wyzwaniem bez wykorzystania systemu informatycznego.

„Obserwacje płynące z DPS prowadzą do wniosku, iż nawet zidentyfikowanie konkretnych potrzeb szkoleniowych umożliwiające realizację dedykowanych programów rozwojowych dla ściśle określonych grup pracowników, nie pozwoli w szybkim czasie odpowiedzieć na choćby kluczowe potrzeby, jeśliby poprzestać jedynie na tradycyjnych formach kształcenia realizowanych przez trenerów na sali szkoleniowej” – mówi Witold Moszyński, dyrektor Departamentu Zarządzania Kapitałem Ludzkim PKP SA.

„Pozyskiwanie i wymiana wiedzy pomiędzy pracownikami, rozwój ich umiejętności oraz kształtowanie i utrwalanie postaw, w dobie dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego i wynikających z tego licznych zmian zachodzących wewnątrz organizacji, takiej jaką są PKP SA, stanie się możliwe tylko wówczas, gdy proces rozwoju kapitału ludzkiego realizowany będzie w trybie ciągłym – na stanowiskach pracy, w formule learning-by-doing” – dodaje Witold Moszyński.

Król ROI

Badania pozwoliły na sformułowanie wielu rekomendacji dotyczących systemu, który w sposób efektywny mógłby wspierać zmiany w PKP. Przede wszystkim miało to być jedno zintegrowane rozwiązanie zapewniające możliwości wielokanałowej komunikacji. Miało być jednocześnie intuicyjne. Oczekiwano, że rozpoczęcie korzystania z niego będzie wymagało przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników.

„PKP SA zależało na wdrożeniu całościowego systemowego rozwiązania, a nie kilku różnych systemów przypisanych procesom HR. Osobne systemy wymagają bowiem dodatkowej integracji oraz odrębnej administracji i aktualizacji, co generuje dodatkową pracę i angażuje większe grono pracowników, a to przekłada się na wzrost kosztów. Z tego względu spółka zdecydowała się na wdrożenie jednego spójnego i nowoczesnego narzędzia do obsługi wszystkich -kluczowych z punktu widzenia firmy – elementów z założeniem parametryzacji każdego modułu w sposób ściśle dostosowany do potrzeb PKP SA” – podkreśla Teresa Olszewska, prezes Zarządu GAVDI Polska SA, firmy odpowiedzialnej za uruchomienie wszystkich modułów SAP SuccessFactors w PKP SA.

Odpowiedzi na szczegółowe zapytanie ofertowe odnoszące się do wszystkich, nawet mniej istotnych funkcjonalności, pokazały, że jedynym systemem, który spełni te wymagania, jest SuccessFactors oferowany w chmurze. Za systemem SAP przemawiały także opinie analityków Gartnera, pozycjonujące go jako lidera magicznego kwadrantu rozwiązań do zarządzania talentami. Dział HR przeprowadził także szacunkową analizę potencjalnego zwrotu z inwestycji na podstawie kilkuset wdrożeń SuccessFactors w innych organizacjach. Pokazała ona, że można spodziewać się m.in. nawet 140% wzrostu współpracy i dzielenia się dobrymi praktykami oraz 5,5% wzrostu czasu poświęcanego przez menedżerów na działania strategiczne.

„Pracownicy to dla nas najważniejszy kapitał, w który to jednak czynione inwestycje powinny się zwracać. Dlatego zależało nam na stworzeniu systemowego rozwiązania automatyzującego i upraszczającego procesy kadrowe, aby oprócz ich profesjonalizacji uzyskać oszczędności m.in. czasowe wszystkich osób korzystających z nowych rozwiązań. Byliśmy w pełni przekonani, że chcąc tworzyć kierunki rozwoju zarządzania kapitałem ludzkim w spółce, należy sięgać przede wszystkim po innowacyjne narzędzia. Zależało nam również na stworzeniu dobrych nawyków codziennej pracy i takie zaprojektowanie procesów biznesowych, aby mogły być one realizowane w całej organizacji w sposób jednolity i łatwo dostępny, niezależnie od miejsca pracy poszczególnych aktorów tych procesów. Właśnie z tego względu podjęliśmy decyzję o wdrożeniu rozwiązania chmurowego” – mówi Witold Moszyński.

Korzyści dla wszystkich

Wdrożenie SAP SuccessFactors w PKP to największe tego typu przedsięwzięcie w Polsce. Trwający prawie rok projekt zakończył się sukcesem, przynosząc oczekiwane korzyści. Firma szacuje, że ROI dla organizacji w okresie 5 lat wyniesie aż 388%, a osiągnięcie progu rentowności będzie możliwe po 12 miesiącach.

Menedżerowie zyskali możliwość szybszego reagowania na potrzeby rozwojowe. Wprowadzono nowe procesy biznesowe. Dzięki systemowi uruchomiono profesjonalne mechanizmy wspierające oceny kompetencji. Wcześniej działania z tym związane prowadzono przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego i poczty elektronicznej. W przypadku działu HR kluczowe znaczenie ma dostępność informacji przy podejmowaniu decyzji menedżerskich. Kierownictwo firmy może sprawdzić potrzebne informacje z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Z punktu widzenia pracowników największą korzyścią jest ułatwiona wymiana informacji. Jednocześnie dzięki systemowi udało się zwiększyć świadomość w zakresie realizacji celów.

Czas pokaże, czy szacunki dotyczące ROI okażą się trafne, ale dział HR pracuje nad tym, żeby tak się stało. Wszyscy zdają sobie sprawę, że żaden system nie rozwiąże problemów istniejących w organizacji. To tylko narzędzie, które pomaga w realizacji mądrej strategii. Jednym z pomysłów na to, żeby pracownicy aktywnie korzystali z systemu, było mianowanie ambasadorów, którzy podpowiadają zwykłym użytkownikom, jak rozwiązywać codzienne problemy. I to się sprawdza.